¿Cómo mantener tu contabilidad organizada?

Ecuador, septiembre 2023.- Mantener un negocio estable es como mantener un cuerpo estable, se debe cuidar cada parte de él para que siempre esté sano. Y una parte muy importante de cualquier negocio es el área contable donde se lleva toda la contabilidad y finanzas de una empresa. Por ello, para llevar una contabilidad efectiva en el negocio se debe tener todos los juguetes: un buen contador, apoyo de un outsourcing contable y por último un buen software contable online que facilitará la vida.  

Según Ricardo Vallejo, asesor contable y director comercial de iConta, “Mantener tu contabilidad organizada es fundamental para el éxito financiero de tu negocio, por ello es indispensable contar: con un software contable online, elaborar un plan de cuentas, mantener registros precisos y consistentes de ingresos y gastos, realizar conciliaciones bancarias mensuales, separar las finanzas personales de las empresariales, llevar un registro de inventario, generar informes financieros regularmente, mantener documentos fiscales al día, contar con asesoría de un profesional en el área y realizar auditorías internas periódicas.”

En la actualidad la tecnología puede simplificar en gran medida el proceso de mantenimiento de registros contables. Utilizar un software de contabilidad online que se adapte a las necesidades de la empresa es prioritario para tener toda la información aglomerada y bien organizada. Un punto muy importante de contar con un sistema contable online es acceder a las cuentas desde cualquier parte del mundo y desde cualquier receptor como: computador, teléfono o tablet.

En cuanto al diseño de un plan de cuentas, este permite categorizar las transacciones en cuentas específicas, como ingresos, gastos, activos y pasivos. Un plan de cuentas bien organizado facilita la entrada de datos y la generación de informes financieros; así también, ingresar todas las transacciones como: facturas, recibos, retenciones, estados de cuenta bancarios y cualquier otra documentación relacionada con las finanzas del negocio. Y, con respecto a las conciliaciones bancarias mensuales estas ayudarán a identificar y corregir posibles errores o discrepancias de manera oportuna.

Contar con la programación de fechas específicas para registrar ingresos y gastos permitirá mantener un registro actualizado y evitará que se acumulen tareas contables. Un punto destacado entre las recomendaciones es mantener las finanzas personales y empresariales por separado, lo que facilita la contabilidad y la presentación de impuestos. 

Si el negocio implica la venta de productos, llevar un registro detallado del inventario, lo que ayudará a controlar los costos y asegurar de tener suficiente stock disponible.

“La generación de informes financieros regularmente es un punto clave, de ahí el uso del software de contabilidad online como iConta te da acceso a generar informes financieros como el estado de resultados, el balance general y el flujo de efectivo. Dichos informes te proporcionarán información valiosa sobre la salud financiera de tu negocio”, afirma Vallejo.

Asegurarse de cumplir con todas las obligaciones fiscales, como la presentación de declaraciones de impuestos y el pago de impuestos a tiempo. 

Siempre es importante tener un contador público certificado, profesional de la contabilidad que proporciona orientación experta y garantizar que tu contabilidad cumpla con las regulaciones fiscales y contables. Y, finalmente realizar de manera regular registros contables en busca de errores y asegúrate de que todo esté en orden. Esto puede ayudarte a identificar problemas antes de que se conviertan en problemas mayores.